Werkkostenregeling
Het is mogelijk om je eigen medewerkers een vergoeding te geven. Dit mag onbelast mits het totaal bedrag van de vergoeding niet boven het maximale percentage van je fiscale loonsom uitkomt. Dit wordt de vrije ruimte in de werkkostenregeling genoemd. In 2021 was deze vrije ruimte 3% van de totale fiscale loonsom tot een max van €400.000. In 2022 is het percentage weer gezakt naar de normale vrije ruimte van 1,7% voor de eerste €400.000 en boven dit bedrag geldt een percentage van 1,18% van de loonsom.
Alle vergoedingen die in de vrije ruimte vallen zijn vrij van loonheffingen. Als de vrije ruimte als bedrijf overschreden is betaal je in het deel dat buiten de vrije ruimte valt loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Je hoeft over dit bedrag loonbelasting geen premies te betalen voor de werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Gebruikelijkheidstoets
De belastingdienst heeft voor de werkkostenregeling een gebruikelijkheidstoets in het leven geroepen. Dit houdt in dat de vergoedingen die jij aan je werknemers hebt verstrekt en dus als eindheffingsloon hebt aangegeven niet meer mag afwijken dan 30% van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Alles dat boven deze 30% uitkomt wordt gezien als loon van de medewerker. In de praktijk is het zo dat de Belastingdienst vergoedingen en verstrekkingen tot een bedrag van maximaal €2.400 euro per persoon per jaar gebruikelijk vindt. Mocht jouw medewerker nou boven dit bedrag uitkomen betekent het niet dat je als werkgever niet aan de gebruikelijkheidstoets voldoet. Het is immers zo dat de bewijslast hiervan bij de Belastingdienst ligt.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn ook vergoedingen die je aan de medewerker kunt geven zonder dat dit ten koste gaat van je vrije ruimte. Dit zijn vergoedingen die niet gebonden zijn aan voorwaarden om binnen de vrije ruimte te blijven.
We hebben de meest belangrijke gerichte vrijstellingen opgesomd:
-Reiskosten maximaal €0,19 cent per kilometer
– Abonnementen voor OV
-Kosten van scholing ( cursussen, vakliteratuur congressen etc)
-Kosten voor tijdelijk verblijf ( mits het werk gerelateerd is)
-Noodzakelijke communicatiemiddelen, computers etc.
-Korting van max 20% op producten uit eigen bedrijf met een max van €500 euro.
-Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden.
-vergoeding voor VOG ( Verklaring Omtrent het Gedrag.)
Voor meer informatie over bovenstaande voorzieningen kijk op Belastingdienst.nl
